Behandling af personoplysninger

Retningslinjerne gælder for kredse, faglige personaleforeninger, tillidsmænd og øvrige tillidsvalgte

​​​​Når I behandler personoplysninger, er I omfattet af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens regler. Det er derfor vigtigt, at I følger retningslinjerne, når I behandler personoplysninger om medlemmer af Finansforbundet samt potentielle og tidligere medlemmer. Her kan du læse mere om, hvordan du skal gøre. ​

​    

Det skal du vide

Åbn alle

Følsomme og fortrolige personoplysninger

Her kan du læse mere om, hvordan Datatilsynet definerer følsomme og fortrolige oplysninger. Udgangspunktet er, at det ikke er tilladt at behandle følsomme og fortrolige personoplysninger. Det kræver, at der er et specifikt grundlag, som for dig som tillidsvalgt typisk vil være varetagelsen af dit tillidshverv.

Følsomme personoplysninger

Følsomme personoplysninger er ifølge Databeskyttelsesloven (udtømmende liste):

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Fortrolige personoplysninger

Fortrolige personoplysninger er oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer samt andre personoplysninger, der typisk opfattes som fortrolige. Det kan f.eks. være (ikke-udtømmende liste):

  • Væsentlige sociale problemer
  • Bortvisningsgrundlag
  • Indtægts- og formueforhold
  • Arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold.
  • Interne familieforhold, herunder oplysninger om f.eks.​ selvmordsforsøg og ulykkestilfælde.

Det betyder, at almindelige personoplysninger kan være underlagt samme krav til beskyttelse som følsomme personoplysninger. Og endelig omfatter fortrolige personoplysninger også oplysninger, der ved f.eks. særlove er gjort fortrolige.

Retten til indsigt

De personer, som du og Finansforbundet har oplysninger om, har en række rettigheder, som vi har pligt til at sikre os, at vi lever op til.

En af de mest centrale rettigheder er, at personerne har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har registreret, og hvad formålet er. Hovedreglen er, at du som tillidsvalgt kun må opbevare oplysninger, som du har et arbejdsbetinget behov for, og at du kun må opbevare dem, så længe der er brug for oplysningerne.

Da Finansforbundet har dataansvaret for de personoplysninger, du behandler, vil din behandling af personoplysninger være tilladt, så længe du følger vores retningslinjer og persondatapolitik.

Hvis du oplever et krav om in​dsigt

Hvis du modtager en indsigtsbegæring fra:

  • ​​en kunde eller en samarbejdspartner i din virksomhed, skal du følge virksomhedens GDPR-forretningsgang.
  • en registreret, der beder dig om indsigt i de oplysninger, du har om vedkommende i din egenskab af tillidsvalgt, skal du kontakte Finansforbundet på gdpr@finansforbundet.dk. Finansforbundets GDPR-gruppe vil sammen med dig vurdere, hvad indsigtsbegæringen skal omfatte. Samtidig skal du selv sørge for at finde alle de informationer, du har om personen, da de skal bruges til at opfylde indsigtsretten.​

Slettefrister

Slettefristen afhænger af sagen:

  • ​Medlemssager skal slettes efter 10 år.
  • Arbejdsskadessager skal slettes efter 30 år.

Hvis du har overdraget en sag til Finansforbundet eller til kredsen, er det Finansforbundet eller kredsen, der har pligt til at gemme dokumenterne i op til 10 år. Det betyder, at den tillidsvalgte, der afgiver sagen, skal slette dokumenterne, når formålet med at have dem liggende er ophørt, hvilket normalt vil være senest, når sagen er afgjort.

Kontakt Jura og forhandling, hvis du har spørgsmål.

Hvis uheldet er ude

Hvis du får mistanke om et brud på persondatasikkerheden eller på retningslinjerne, skal du hurtigst muligt kontakte Finansforbundet ved at sende en mail til gdpr@finansforbundet.dk eller ringe på tlf. 3296 4600. I GDPR-gruppen vil vi sammen med dig vurdere, om der er tale om et brud, der skal indberettes til Datatilsynet, og om vi skal underrette de personer, der er berørt.

Finansforbundet har som dataansvarlig 72 timer fra konstateringen af bruddet til at indberette det til Datatilsynet. Det er derfor afgørende, at vi modtager besked hurtigst muligt, så vi dels kan minimere generne og dels – hvis det er nødvendigt - indberette bruddet inden for fristen.

​   

Det skal du gøre

Åbn alle

E-mails

Når du send​​er e-mails, skal du huske at:

  • ​Sætte modtagerne i BCC-feltet, når du skriver til flere personer.
  • E-mails der indeholder følsomme og/eller fortrolige oplysninger skal sendes krypteret i forsendelsen (TLS-kryptering). Hvis du ikke kan sende krypteret, kan du kontakte Jura & Forhandling.
  • E-mails der indeholder mange følsomme og/eller mange fortrolige oplysninger om et eller flere medlemmer skal sendes og modtages krypteret (end-to-end-krypteret). Det kan f.eks. være som sikker e-mail (NemID), hvis din virksomheds e-mailsystem understøtter det. Din virksomhed kan dog have andre måder at kryptere e-mails på. Hvis du ikke kan sende end-to-end-krypteret, kan du kontakte Jura & Forhandling.

  • Du ikke må videresende personlige oplysninger, medmindre du har et konkret og specifikt arbejdsmæssigt behov. Kontakt Finansforbundet på gdpr@finansforbundet.dk, hvis du er i tvivl.
  • Du ikke må bruge mailsystemer som arkiv over medlemssager, men kun til den løbende korrespondance. Hvis du har et arbejdsbetinget behov for at gemme, skal du løbende flytte mails til et sikkert opbevaringssted. De øvrige mails skal du slette.
  • Kredsene kan bruge Finansforbundets nyhedsmailssystem Globase, når de sender nyhedsmails. Kontakt Finansforbundet på 32 96 46 00, hvis du har brug for vejledning eller hjælp.

Fortrolige og følsomme oplysninger til Finansforbundet

Hvis du skal sende en krypteret e-mail til Finansforbundet, kan du sende den til en af disse personer (husk at aftale det forinden):

​Navn​Mailadresse​Område
​Christina Nøhr Lørrits​cnl@finansforbundet.dk​Jura og forhandling
​Mette Bruunmbr@finansforbundet.dk​Jura og forhandling
​Anette Fischeraf@finansforbundet.dk​Jura og forhandling
​Mette Hjøllund Schousboemhs@finansforbundet.dk​Jura og forhandling
​Kim Erdmann ke@finansforbundet.dk  ​Jura og forhandling
​Jan Jeppesenjj@finansforbundet.dk​Politikudvikling
​Evy Grønvalleg@finansforbundet.dk​Politikudvikling
                ​

 

Fysiske dokumenter

Du skal så vidt muligt undgå at udskrive dokumenter med personoplysninger.

Fysiske dokumenter skal du makulere efter brug eller:

  • ​Opbevare i en låst sikkerhedscontainer eller i et skab med nøgle, hvis du skal gemme dem over længere tid (mere end 1 dag).
  • Transportere forsvarligt, hvis du er nødt til at tage dem væk fra arbejdspladsen. Det kan f.eks. være i en aflåst bil, et aflåst hus eller i håndbagagen, hvis du rejser med fly.

Elektroniske dokumenter

Når du arbejder med elektroniske dokumenter som f.eks. e-mail, Word, Excel og PowerPoint, ska​l du:

  • ​Opbevare dem på sikre drev, som kun medarbejdere med arbejdsbetingede behov har adgang til. Virksomhedens ledelse eller HR har i denne sammenhæng ikke et arbejdsbetinget behov.
  • Følge principperne i afsnittet "E-mail", når du har brug for at vedhæfte dokumenter.
  • Sikre dem, hvis du transporterer på f.eks. pc eller usb-drev, så de er sikret mod uvedkommendes adgang. Det kan du f.eks. gøre ved at bruge en ikke-letgenkendelig kode.

Husk også, at du ikke må videregive personoplysninger, medmindre du har et konkret og specifikt arbejdsmæssigt behov. Kontakt Finansforbundet på gdpr@finansforbundet.dk, hvis du er i tvivl. ​

Medlemsblade og nyhedsbreve

Det er ikke længere tilladt at uddele fysiske medlemsblade eller fysiske nyhedsbreve direkte til medlemmer på arbejdspladsen. Årsagen er, at det lovgivningsmæssigt sidestilles med at sende en mail ud, hvor modtagerne kan se, hvem der er medlem af Finansforbundet.

Hvis I ønsker at uddele fysiske blade, nyhedsbreve el., skal I uddele til alle ansatte eller på en måde, hvor det ikke kan udledes, hvem der er medlemmer af Finansforbundet, f.eks. i en lukket kuvert. Alternativet er, at I sender ud med post.​

Billeder

Billeder er også at betragte som en personoplysning, hvis det er muligt at genkende én eller flere personer.

Hvis det af sammenhængen direkte eller indirekte fremgår, at personerne er medlemmer af Finansforbundet, skal du indhente samtykke fra hver enkelt til at bruge billedet.

Er du i tvivl, kan du kontakte Finansforbundets grafikere på design@finansforbundet.dk

Kontingentopkrævning

Du skal sikre dig, at medlemmet har givet samtykke til løntræk, før du beder HR-funktionen om at oprette løntræk. Du kan altid få oplyst, om der er givet samtykke, hvis du kontakter Finansforbundets Medlemsservice på tlf. 3296 4600 eller ved at sende en mail til medlem@finansforbundet.dk

Det vil også være Medlemsservice, der kontakter dig, når et nyt medlem bliver meldt ind eller overflyttet fra en anden virksomhed, og dem der oplyser, om vedkommende har givet samtykke til løntræk, der endnu ikke er oprettet.​

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte GDPR-gruppen i Finansforbundet

Send mail