Menu luk

Sådan skaber du et godt studiearrangement

Hvordan stabler du et godt arrangement på benene for dig og dine medstuderende? Vi har samlet nogle gode råd til, hvordan du forbereder, gennemfører og evaluerer et godt arrangement.

Bliv tydelig på arrangementets værdi

Et godt arrangement løser et konkret behov hos deltagerne. Vær derfor klar over, hvad dit arrangement kan.

Tip: Den bedste måde at sikre et stærkt arrangement er ved at involvere målgruppen og vende idéen med dem.

Find fagligt indhold til dit arrangement

Hvis du skal have en oplægsholder, vært, underviser, artist eller andre til dit arrangement, så ræk ud til dem i god tid inden afholdelse. Det kan også være en god idé at forventningsafstemme om indholdet. Du skal oftest igennem en manager eller bureau ved offentlige personer. Her giver du de indledende informationer om tid, sted og budget, men husk at spørge om muligheden for at komme i direkte kontakt med oplægsholderen/værten m.v.

Lav arrangementstekst

Din arrangementstekst skal tydeligt indeholde oplysninger om: Tid, Sted, Overskrift og Programindhold. Tænk over, hvad dine modtagere skal vide, før de tilmelder sig dit arrangement.

Markedsfør dit arrangement

Hvordan skal målgruppen få kendskab til dit arrangement? Vil du sende en direkte mail med en personlig tekst, eller vil du dele og invitere på sociale medier? Hvis I er flere, der planlægger arrangementet, så er det en god idé at aftale, hvornår og hvordan I deler arrangementet. Vores erfaring er, at det er nemmere at fylde et arrangement og nå længere ud i målgruppen, hvis I selv deler det på jeres sociale medier.

Kom godt fra start

Mød op i god tid, så du kan håndtere eventuelle uforudsete problemer. Tag godt imod oplægsholdere, så disse kan fokusere på deres oplæg. Giv en god introduktion til foredraget, så deltagerne får mest muligt ud af det.

Vær opmærksom på tiden

Sørg for at holde øje med tiden, du har ansvaret for, at I når igennem programmet og må være klar på at styre, hvis nødvendigt.

Sørg for optimale rammer

Hvis du ved, at der kommer færre deltagere end beregnet, så fjern overskydende stole. Lyset kan være med til at sætte stemningen. Skal lokalet være mørkt, lyst eller skiftende? Sørg for, at der ikke er rod og tjek om, der skal åbnes vinduer eller døre – især på længere dage.

Skab den gode stemning

Fokusér på det positive og fremhæv det. Fx ved at tale om glæden over dem, der er mødt op i stedet for frafaldet på dagen. Tip: Sæt dig blandt de øvrige deltagere. Mange arrangører står i siden af lokalet eller bevæger sig rundt. Det er bedre at finde en plads, som du nemt kan gå til eller fra og vær så med til at give din sidemakker en god oplevelse. Mange deltager i arrangementer også for at netværke.

Engager deltagerne

Forskning viser, at folk er mere tilbøjelige til at byde ind, hvis de har hørt deres egen stemme inden for de første 10 minutter af et møde. Start derfor dit arrangement ud med en runde, hvor alle deltagere kort byder ind (afhængig af deltagerantal kan det være til din sidemakker eller i plenum).

Evaluer

Husk at evaluere efter arrangementet, så du ved, hvad der skal skrues på ved dit næste arrangement. Evaluering ved afslutning på arrangementet giver et her-og-nu billede, hvor du bedst får deltagernes umiddelbare reaktion. Husk også at efterevaluere dagen efter, så får du ofte et lidt andet billede, der i højere grad end følelser handler om, hvad deltagerne har taget med derfra. Husk, at du kan sende et spørgeskema ud til deltagerne.

Feedback til oplægsholder og lokation

Kontakt gerne oplægsholder og kontaktperson på lokationen for deres input. De oplever mange arrangementer og har stor erfaring med det. Derudover er det også god stil at give dine samarbejdspartnere feedback.

Bonus tip

Du er altid velkommen til at kontakte en af Finansforbundets professionelle arrangementsudviklere for støtte, sparring og hjælp. Du kan skrive til arrangementer@finansforbundet.dk og netvaerk@finansforbundet.dk

Arrangementpulje: Få støtte til dit næste studiearrangemet

Er du studerende og har lyst til at stable en aktivitet på benene for dig og dine medstuderende? Ja? Så kan du lige nu søge om støtte fra Finansforbundets arrangementspulje.

Læs mere her