Menuluk

Passer du flere jobs end dit eget?

Tre konkrete råd til at overkomme arbejdsopgaverne, når færre hænder skal løse flere opgaver.

25. sep 2019
3 min
Af Daniel Løvbjerg Jørgensen
dajr@danskebank.dk

Det kan være hårdt for kolleger at dække for en kollega, der er stoppet, på ferie eller af andre årsager ikke er på sin pind. ThriveGlobal.com har samlet tre konkrete råd til at overkomme den ekstra arbejdsbyrde, så man ikke selv bliver syg af at arbejde.

1) Læg opgaver, der ikke haster, på hylden

Du kan ikke passe to job på én gang. Hvis der kun er tre til at løse fire personers arbejde, må I prioritere, hvilke opgaver der skal løses, og hvilke der kan vente, til der igen er fire sæt hænder til at løfte.

"Hvis du har en stor stigning i hastesager, kan du blive nødt til at suspendere ikke-presserende arbejde fuldstændigt. Det kan for eksempel være opgaver, der ikke har en særlig deadline, procesopgaver eller netværksmøder, der suspenderes, indtil der er mere tid i din kalender", udtaler Elizabeth Grace Saunders, der er time management coach og forfatter til bogen "The 3 Secrets to Effective Time Investment and Divine Time Management".

2) Sæt tid af til tjekke dine egne og kollegaens mails

Mange kolleger er også rigtig gode til at passe hinandens indbakker, når nogen er på ferie eller af andre grunde ikke holder øje med mailboksen inden for normal arbejdstid. Men læsning af mails er faktisk en af de største tidsrøvere i hverdagen, vi har. En undersøgelse fra 2016, som YouGov har lavet for Adobe blandt 1020 danskere, viser, at vi dagligt bruger 2,3 timer på arbejdsmails og 1,2 timer på private e-mails. Det svarer til en hel måned om året. Derfor skal man sætte struktur på, hvor meget tid man bruger på det.

Aftal fx med dig selv, at du tjekker mails hver dag, når du møder på arbejde, efter frokost og lige inden, du går hjem. På den måde holder du tidsforbruget i ave og får mere tid til at koncentrere dig om de opgaver, du skal løse.

3) Tal med din leder om dit arbejdspres

Det er ikke unormalt, at man må løbe lidt ekstra hurtigt, når der mangler personale i afdelingen. I en kort periode kan det sagtens lade sig gøre, men over længere tid skal der være proportioner mellem arbejdsopgaver og den tid, du har til at løse dem.

"Hvis du hjælper andre, skal du også bede om det, når du selv trænger", pointerer Elisabeth Sauders.

Kort og godt er det en god idé at tale med din leder om dine arbejdsopgaver, hvis presset bliver for stort. Måske skal chefen løfte mere af ansvaret for, at der mangler medarbejdere. Måske skal opgaverne spredes mere ud, så den enkelte ikke drukner i ansvar. Og måske skal du have lidt mindre at lave – uanset om du dækker for andre eller har for meget i dit eget.