10-09-2019

Mange oplever at blive afbrudt hele tiden

I åbne kontorlandskaber kan det opleves som nemmere at blive forstyrret end at arbejde. Mange medarbejdere føler, at mange møder og den tid, der bliver brugt på andet end ”det rigtige arbejde”, er lidt spild af tid, siger organisationsanalytiker Eva Bjerrum.

 
Af Carsten Rasmussen

​"I åbne kontormiljøer kæmper mange mennesker for at opnå en arbejdssituation, de faktisk ikke kan opnå i det miljø, de er i".

Det fortæller Eva Bjerrum, der er organisationsanalytiker på Alexandra Instituttet, der er beliggende på Aarhus Universitet. Hun har i mange år kikket på koblingen mellem mennesker og organisation samt it og rumlige løsninger.

"Mange oplever, at de bliver afbrudt hele tiden. Der tikker mails ind, folk snakker til dig, mens du er i gang med noget andet, og det kan være frustrerende. Den uforudsigelige del af en arbejdsdag fylder mere og mere", siger hun.

Eva Bjerrum har blandt andet været på opdagelse i virksomheder som Novo Nordisk, Nykredit, Arla og Dokk1 i Århus for at hjælpe med at blive klogere på, hvorvidt måden, man indretter storkontorer på, rent faktisk matcher den måde, der arbejdes på.

"Tyssekultur"

Det åbne kontor er ikke et entydigt begreb, ligesom storrum heller ikke er én bestemt indretning. Der er forskel på, om 100 mennesker sidder tæt i ét stort lokale for at spare plads, eller om et kontormiljø er åbent med forskellige miljøer for at understøtte forskellige projektarbejder, samarbejde og fordybelse.

"Hvis man kun har åbne kontormiljøer og flere mennesker samlet, vil der altid være en konflikt mellem aktiviteterne. Der vil altid være én, der fordyber sig, én, der skal ringe en aftale hjem og skal bruge sin stemme, og én, der har et ad hoc-møde på kanten af skrivebordet", siger Eva Bjerrum og slår fast:

"Det er en illusion at tro, at man kan trække al støj ud af sådan et åbent rum, men det er ikke desto mindre det, der forsøges i mange åbne kontormiljøer. Enten opstilles der en række 'stilleregler', der gør det svært for medarbejderne at udføre deres arbejdsopgaver, eller de enkelte medarbejdere udvikler deres egne håndteringsstrategier".

Måske vælger den enkelte at sidde med store hørebøffer, mens andre hvisker for at tage hensyn, nogle løber udenfor, når telefonen ringer, eller hjemmearbejdet griber om sig.  

"Selv om mange af håndteringsstrategierne bliver lagt for at understøtte trivslen i et arbejdsmiljø, bliver resultatet ofte det modsatte. Det giver isolation og eksklusion, når man ikke kan tale med hinanden, og når man hele tiden skal tage hensyn. Kontakt bliver besværligt, når man hver gang skal gå afsides, og man ender som jaget vildt i de åbne miljøer".

Arbejde er også forstyrrelser

Eva Bjerrum har interviewet en lang række ledere og medarbejdere og fundet ud af, at holdninger til kontormiljøer afslører en forståelse af, hvad der er rigtigt og forkert arbejde i den enkeltes optik.

"Hvad den enkelte oplever som 'det rigtige arbejde', kan nemlig spille med eller mod de fysiske rammer, man arbejder i. Rigtig mange beskriver i interview 'det rigtige arbejde' som det, de har planlagt hjemmefra, og når de på arbejdspladsen sidder i fred og ro og fordybelse og producerer det, de har planlagt".

Men virkeligheden på kontoret er, at der hele tiden popper nye opgaver op i mailboksen, og man får talt med Peter og Poul, og det giver en oplevelse af, at forstyrrelser nogle gange fylder mere end arbejde.

Men arbejde er også forstyrrelser, og nogle gange er de vigtigste arbejdsopgaver dem, man ikke har planlagt, siger Eva Bjerrum:

"Det handler både om at have en bredere arbejdsopfattelse – at dialog også er arbejde – men også om, at du skal have plads til stilhed".

I forhold til rum er det derfor vigtigt, at man kan arbejde med tilgængelighed og utilgængelighed. At man er tilgængelig for dialog og samarbejde med kolleger i åbne miljøer, men at der også er et bibliotek, hvor man kan være utilgængelig, sætte telefonen på lydløs, læse en rapport, arbejde i et regneark eller tænke sig om.

Det handler om ledelse

Hovedbudskabet er, at man skal prøve at kikke på, hvad de arbejdsmæssige behov faktisk er, og hvilken arbejdskultur man gerne vil fremme og understøtte.

Det er væsentligt, at den øverste ledelse kan nå til enighed om ledelsens egen rolle i forhold til kobling mellem arbejdsprocesser, teknologi og rum. Arbejdets organisering og brugen af teknologi og rum skal supplere hinanden, så organisationen kan fungere effektivt og som en helhed. Alle kigger på ledelsen – hvilke signaler udsender de i deres egen praksis?

Derfor handler det også om ledelsens arbejdsopfattelse og ledelsens opfattelse af, hvad der er effektivt, siger Eva Bjerrum:

"Ledelsen skal forstå, at det også er rigtigt arbejde at stå henne ved kaffemaskinen. Og nogle gange at tale om fodboldkampen i går, fordi det er med til at binde medarbejderne sammen. Det handler om at få skabt en god arbejdskultur, hvor man understøtter, at nogle skal fordybe sig, nogle er til kundemøder, nogle snakker meget i telefon – vi skal lære at respektere, at vi alle sammen er en brik i at få denne her organisation til at fungere".

For Eva Bjerrum er det at opnå mental sundhed på arbejdspladsen en kombination af trivsel og styrke.

"Styrke handler rigtig meget om, at man kan sige til og fra i et arbejdsliv, hvor man kan arbejde på alle mulige tidspunkter og alle mulige steder. Styrke er ikke bare noget med at 'tåle mosten'. Det fremmer derimod trivsel på en arbejdsplads, hvis man kan styre sine opgaver eller se meningen med dem, og hvis der er en åben og tillidsfuld dialog. Og så skal det være en selvfølgelighed, at de fysiske rammer passer til arbejdet", siger Eva Bjerrum.

Trivsel og mental sundhed

I Future Work Lab er Finansforbundet, Finanssektorens Arbejdsgiverforening og Forsikringsforbundet gået sammen om at udvikle viden om og metoder til, hvordan menneskers trivsel og mentale sundhed kan fremmes på fremtidens digitale arbejdspladser.

Projektet er støttet af Velliv Foreningen.

TAGS:

Arbejdsliv & Personlig udvikling